SLW#045: Excel Overload? Here’s the Fix

Excel Feels Overwhelming? You’re Not Alone.

Excel’s 500+ functions and endless features can make anyone feel lost. It’s tough to know where to start or what’s truly important. If you’re feeling overwhelmed, know that you’re not alone. Many people struggle with Excel, especially when trying to tackle everything at once. 

You Don’t Need to Know It All.

The good news? You don’t have to learn every single function. In fact, mastering just 70 key functions can cover most of what you need for business analysis. By focusing on the essentials, you can simplify your learning and make Excel work for you without the stress of trying to know it all. 

Feeling Stuck? Try This Recipe.

If you’re struggling with Excel for business analysis but not ready to dive into a course just yet, here’s a more detailed guide you can follow on your own: 

1. Identify Key Tasks: Start by listing the tasks you do most often in Excel, such as analyzing sales data, creating reports, or managing budgets. This will help you focus on the functions that matter most to your work. 
2. Learn the Basics First: Master these essential functions that apply to nearly every task: 
• SUM: Adds up numbers in a range. 
• AVERAGE: Calculates the mean of a set of numbers. 
• MIN/MAX: Finds the smallest/largest value in a range. 
• COUNT/COUNTA: Counts the number of cells with numbers or non-empty cells. 
• IF: Performs a logical test and returns one value for TRUE and another for FALSE. 
3. Expand with Logical Functions: These help you make decisions in your data: 
• AND/OR: Combines multiple conditions. 
• IFERROR: Returns a value you specify if a formula evaluates to an error. 
• SUMIF/SUMIFS: Adds cells based on one or multiple conditions. 
4. Get Comfortable with Lookup and Reference Functions: These are essential for finding and linking data: 
• XLOOKUP: Searches for a value in a table and returns a related value, either vertically or horizontally.
• INDEX/MATCH: A more flexible alternative to VLOOKUP for finding data. 
• CHOOSE: Selects a value from a list of options. 
5. Handle Dates and Times Efficiently: Managing dates and times can be tricky, but these functions make it easier: 
• TODAY/NOW: Returns the current date or date and time. 
• DATE: Creates a date from individual year, month, and day components. 
• DATEDIF: Calculates the difference between two dates. 
• WORKDAY: Returns a date that is a certain number of workdays away. 
6. Master Text Functions: These help you manipulate and format text: 
• CONCATENATE: Joins text from multiple cells. 
• LEFT/RIGHT/MID: Extracts a specified number of characters from text. Use TEXTSPLIT/TEXTBEFORE/TEXTAFTER if you have MS 365. 
• TEXT: Formats numbers or dates as text. 
• TRIM: Removes extra spaces from text. 
• LEN: Returns the number of characters in text. 
7. Visualize Your Data with Charts and Tables: Functions that help with organizing and visualizing data: 
• PIVOT TABLE: Summarizes large sets of data. 
• CHARTS: Excel offers various charts (like bar, line, and pie charts) to represent data visually. 
• TABLE: Converts a range of data into an organized table that can be easily filtered and sorted. 
8. Use Financial Functions for Business Analysis: If your work involves finance, these functions are must-haves: 
• PMT: Calculates the payment for a loan based on constant payments and interest rates. 
• NPV: Calculates the net present value of an investment based on a series of cash flows and a discount rate. 
• IRR: Returns the internal rate of return for a series of cash flows. 
• FV: Calculates the future value of an investment based on periodic, constant payments and a constant interest rate. 
9. Optimize Data Analysis with Advanced Functions: For more complex tasks, these functions will help you dive deeper into your data: 
• RANK: Ranks numbers in a list. 
• TRANSPOSE: Converts rows to columns or vice versa. 
• SUBTOTAL: Returns a subtotal in a list or database. 
• TEXTJOIN: Combines text from multiple ranges and includes a delimiter. 
10. Practice Regularly: Spend time each day practicing these functions with real data. Whether it's data from your work or a personal project, hands-on practice is the key to becoming proficient. 
11. Create a Cheat Sheet: Keep a list of these functions and what they do. This cheat sheet will serve as a quick reference guide whenever you need it, saving you time and reducing frustration. 

Need More Guidance? Let Me Help You.

If you find that working through these functions on your own isn’t enough, I’m here to help. My course is designed to take you through mastering selected 70+ key functions in a way that’s smarter, easier, and faster. 

Master Excel for business analysis in ONE simple course.
Smarter, easier, and faster.

Check out my signature course "Excel Analytics OS" here 

Final Thoughts
Excel may seem overwhelming, but by focusing on these key functions, you can make real progress without the stress. Whether you follow the self-guided solution or join my course, you’ll be on your way to mastering Excel for business analysis. Start small, stay consistent, and watch your skills grow. 

----------

Excel令人不知所措？你并不孤单。

Excel有500多个功能和无尽的特性，任何人都会感到迷茫。很难知道从哪里开始，什么是最重要的。如果你感到不知所措，请放心，你并不孤单。许多人在试图一口气掌握所有功能时，都会遇到困难。

你不需要掌握所有功能。

好消息是，你不需要学习每个功能。事实上，只要掌握70个关键功能，就能涵盖大部分商业分析需求。专注于必需的功能，你可以简化学习过程，让Excel更好地为你服务，而不必为了掌握全部而感到压力。

感觉卡住了？试试这个方法。

如果你在商业分析中使用Excel遇到困难，但还没准备好上课，可以试试以下详细指南，自己动手操作：

1. 确定关键任务： 先列出你在Excel中最常做的任务，比如分析销售数据、制作报告或管理预算。这有助于你专注于与工作相关的功能。

2. 先掌握基础功能： 这些基本功能几乎适用于每个任务：

   • SUM（求和）： 将一个范围内的数字相加。
   • AVERAGE（平均值）： 计算一组数字的平均值。
   • MIN/MAX（最小/最大值）： 找到范围内的最小/最大值。
   • COUNT/COUNTA（计数）： 统计包含数字或非空单元格的数量。
   • IF（条件判断）： 进行逻辑测试，根据结果返回不同的值。

3. 扩展逻辑功能： 这些功能帮助你在数据中做出决策：

   • AND/OR（与/或）： 组合多个条件。
   • IFERROR（错误处理）： 如果公式计算错误，返回你指定的值。
   • SUMIF/SUMIFS（条件求和）： 根据一个或多个条件对单元格求和。

4. 掌握查找和引用功能： 这些功能对于查找和链接数据至关重要：

   • XLOOKUP： 在表格中查找一个值，并返回相关值，支持垂直和水平查找。
   • INDEX/MATCH（索引/匹配）： 比VLOOKUP更灵活的数据查找方法。
   • CHOOSE（选择）： 从一列选项中选择一个值。

5. 高效处理日期和时间： 管理日期和时间可能很复杂，但这些功能能让事情变得更简单：

   • TODAY/NOW（今天/现在）： 返回当前日期或日期和时间。
   • DATE（日期）： 根据年、月、日组件创建日期。
   • DATEDIF（日期差）： 计算两个日期之间的差距。
   • WORKDAY（工作日）： 返回指定工作日数后的日期。

6. 掌握文本功能： 这些功能帮助你操作和格式化文本：

   • CONCATENATE（连接）： 将多个单元格的文本连接在一起。
   • LEFT/RIGHT/MID（左/右/中）： 从文本中提取指定数量的字符。使用TEXTSPLIT/TEXTBEFORE/TEXTAFTER（仅限Office 365用户）功能更灵活。
   • TEXT（文本格式）： 将数字或日期格式化为文本。
   • TRIM（去除空格）： 删除文本中的多余空格。
   • LEN（长度）： 返回文本中的字符数。

7. 通过图表和表格可视化数据： 这些功能帮助你组织和可视化数据：

   • PIVOT TABLE（数据透视表）： 汇总大量数据。
   • CHARTS（图表）： Excel提供多种图表（如条形图、折线图和饼图）来可视化数据。
   • TABLE（表格）： 将数据范围转换为易于过滤和排序的表格。

8. 使用财务功能进行商业分析： 如果你的工作涉及财务，这些功能必不可少：

   • PMT（贷款还款额）： 根据固定的付款额和利率计算贷款还款额。
   • NPV（净现值）： 根据一系列现金流和折现率计算投资的净现值。
   • IRR（内部收益率）： 返回一系列现金流的内部收益率。
   • FV（未来值）： 根据定期付款和固定利率计算投资的未来值。

9. 用高级函数优化数据分析： 对于更复杂的任务，这些函数将帮助你更深入地分析数据：

   • RANK（排名）： 对列表中的数字进行排名。
   • TRANSPOSE（转置）： 将行转换为列，或将列转换为行。
   • SUBTOTAL（分类汇总）： 返回列表或数据库中的分类汇总。
   • TEXTJOIN（文本连接）： 将多个范围的文本组合在一起，并包含分隔符。

10. 定期练习： 每天花一些时间用真实数据练习这些功能。无论是工作数据还是个人项目，动手实践是掌握技能的关键。

11. 创建一个备忘单： 记录这些函数及其作用。这份备忘单可以作为快速参考指南，节省你的时间并减少挫败感。

需要更多指导？让我来帮你。

如果你发现自己在使用这些功能时仍然感到困难，我随时可以帮你。我的课程专门设计，带你掌握精选的70多个关键功能，让学习更智能、更轻松、更高效。

在一门简单课程中掌握商业分析用Excel。
更智能、更轻松、更快捷。
查看我的旗艦课程 “Excel Analytics OS"

總結

Excel可能让人感到不知所措，但通过专注于这些关键功能，你可以毫无压力地取得真正的进展。无论是遵循自助解决方案还是加入我的课程，你都将走上掌握商业分析用Excel的道路。从小处着手，坚持不懈，看着你的技能不断提升。